// Profipravo.cz / Obchodněprávní shrnutí 09.06.2020
Nahrazení prostého zápisu z jednání valné hromady notářským zápisem
I. Zajistí-li společnost dobrovolně (aniž by jí to ukládal zákon či společenská smlouva) osvědčení průběhu jednání valné hromady notářským zápisem dle § 77 notářského řádu a doručí-li tento notářský zápis společníkům v souladu s § 188 odst. 3 z. o. k. (popř. v souladu s odchylnou úpravou ve společenské smlouvě), poskytne společníkům více, než jí ukládá zákon či společenská smlouva. Prostý zápis z jednání valné hromady dle § 188 odst. 3 a § 189 odst. 1 z. o. k. již není nutné vyhotovit.
II. Povinnost vyhotovit zápis z jednání valné hromady a zaslat jej řádně a včas společníkům svědčí společnosti. Určuje-li zákon, že tak má učinit zapisovatel, upravuje toliko otázku, která osoba tak (v zastoupení společnosti) činí. Jinak řečeno, zapisovatel vyhotovuje zápis a zasílá jej společníkům jako (zákonný) zástupce společnosti.
Obdobně například zákon sice výslovně upravuje, kdo je oprávněn svolat valnou hromadu společnosti, nicméně pozvánka na valnou hromadu je právním jednáním společnosti, jež za společnost činí k tomu oprávněná osoba (jako její zástupce). To, že jde o právní jednání společnosti, ostatně potvrzuje výslovně § 193 odst. 2 z. o. k., jenž přičítá povinnost svolat valnou hromadu v souladu se zákonem a společenskou smlouvou společnosti.
Nesplní-li společnost povinnost vyhotovit zápis a zaslat jej společníkům ve lhůtě uložené jí zákonem v souladu s § 188 odst. 3 z. o. k. (popř. v souladu s ujednáním obsaženým ve společenské smlouvě), mohou se společníci domáhat jejího splnění žalobou podanou proti společnosti. Jde o řízení podle § 9 odst. 2 písm. e) o. s. ř., v němž v prvním stupni rozhodují krajské soudy.
podle rozsudku Nejvyššího soudu ČR sp. zn. 27 Cdo 4108/2018, ze dne 10. 3. 2020
Dotčené předpisy:
§ 188 odst. 3 zák. č. 90/2012 Sb.
§ 77 zák. č. 358/1992 Sb.
Kategorie: společnost s ručením omezeným; zdroj: www.nsoud.cz
Z odůvodnění:
[1] Obvodní soud pro Prahu 8 rozsudkem ze dne 16. 11. 2017, č. j. 22 C 91/2015-326, uložil žalovanému povinnost vyhotovit a zaslat žalobcům zápisy z valných hromad společnosti NARGAM, s. r. o., identifikační číslo osoby 27091589 (dále též jen „společnost“), konaných dne 5. 11. 2014 a 12. 2. 2015 (výrok I.), a rozhodl o nákladech řízení (výrok II.).
[2] Soud prvního stupně vyšel z toho, že:
1/ Oba žalobci jsou společníky společnosti NARGAM, s. r. o.
2/ Dne 5. 11. 2014 se konalo zasedání valné hromady společnosti, na němž byl žalovaný zvolen zapisovatelem. Průběh valné hromady osvědčil notář Mgr. J. Š. v notářském zápisu č. Nz 465/2014, N 512/2014. Notářský zápis byl zaslán žalobcům dne 24. 3. 2015.
3/ Dne 12. 2. 2015 se konalo další zasedání valné hromady společnosti, na němž byl žalovaný zvolen zapisovatelem. Průběh valné hromady osvědčil notář Mgr. J. Š. v notářském zápisu č. Nz 30/2015, N 35/2015. Notářský zápis byl zaslán žalobcům dne 20. 5. 2015, resp. 21. 5. 2015.
[3] Na takto ustaveném základě soud prvního stupně uzavřel, že žalovaný doposud nevyhotovil a nezaslal žalobcům zápisy z valných hromad, na kterých byl zvolen zapisovatelem, tj. nesplnil povinnosti uložené mu ustanovením § 188 odst. 3 zákona č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech (zákon o obchodních korporacích) [dále jen „z. o. k.“]. Notářské zápisy, které o průběhu valných hromad pořídil notář, žalovaného těchto povinností nezbavují, neboť tyto zápisy neobsahují všechny náležitosti vyžadované § 188 odst. 2 z. o. k. (podpisy zapisovatele a předsedy valné hromady).
[4] Námitku žalovaného o nedostatku jeho pasivní věcné legitimace shledal soud prvního stupně nedůvodnou. Povinnost vyhotovit zápis z valné hromady a zaslat jej společníkům zákon ukládá zapisovateli (§ 188 odst. 3 z. o. k.). Bez právního významu je podle soudu taktéž argumentace žalovaného, podle níž i dříve byly z valných hromad pořizovány toliko notářské zápisy.
[5] Městský soud v Praze k odvolání žalovaného rozsudkem ze dne 31. 5. 2018, č. j. 17 Co 107/2018-354, rozsudek soudu prvního stupně změnil tak, že žalobu zamítl (první výrok), a uložil žalobcům zaplatit žalovanému na náhradě nákladů řízení před soudy obou stupňů 17.068 Kč (druhý výrok).
[6] Odvolací soud sice přisvědčil soudu prvního stupně v závěru, podle něhož je žalovaný ve sporu pasivně věcně legitimován, žalobu však shledal nedůvodnou.
[7] Poukazuje na komentářovou literaturu (Pokorná, J. in Lasák, J., Pokorná, J., Čáp, Z., Doležil, T. a kol. Zákon o obchodních korporacích. Komentář. Praha: Wolters Kluwer, 2014, s. 1000), odvolací soud vysvětlil, že zápis z jednání valné hromady představuje významný důkazní prostředek zachycující průběh jednání valné hromady a vypovídající o tom, zda byla dodržena pravidla pro schopnost valné hromady přijímat rozhodnutí, jakož i pravidla hlasování. Notářský zápis o průběhu valné hromady podle § 77 zákona č. 358/1992 Sb., o notářích a jejich činnosti (notářský řád), může být pořízen „pro případ zvýšené jistoty o obsahu valné hromady, tak jako v tomto případě bylo po řadu let obchodní zvyklostí u valných hromad společnosti, což žalobci odůvodňovali neshodami společníků“.
[8] Byl-li o průběhu obou valných hromad pořízen notářský zápis podle § 77 notářského řádu a byl-li tento zápis zaslán oběma žalobcům, je podle odvolacího soudu „proti smyslu zákona požadovat ještě po žalovaném, aby si dělal poznámky a vyhotovil další zápis kopírující fakticky zápis pořízený notářem“. Na uvedeném ničeho nemění ani absence podpisů předsedy valné hromady a zapisovatele na notářském zápisu.
[9] Proti rozsudku odvolacího soudu podali oba žalobci (společné) dovolání, majíce je za přípustné podle § 237 zákona č. 99/1963 Sb., občanského soudního řádu (dále též jen „o. s. ř.“), k řešení (v judikatuře Nejvyššího soudu dosud neřešené) otázky, zda pořízení notářského zápisu osvědčujícího průběh valné hromady (podle § 77 notářského řádu) nahrazuje povinnost zvoleného zapisovatele vyhotovit zápis z jednání valné hromady a tento zápis zaslat společníkům podle § 188 odst. 3 z. o. k.
[10] Podle přesvědčení dovolatelů je (zvolený) zapisovatel povinen vyhotovit zápis z jednání valné hromady a zaslat jej ve lhůtě určené § 188 odst. 3 z. o. k. společníkům bez ohledu na to, zda byl průběh valné hromady osvědčen notářským zápisem podle § 77 notářského řádu.
[11] Odvolací soud podle dovolatelů nevzal v potaz význam zápisu z valné hromady, jímž je „zájem společníků na včasné informace o aktuálním dění ve společnosti, aby na něj mohli adekvátně a v případě potřeby též rychle reagovat s využitím preventivních právních prostředků“. Byly-li notářské zápisy o průběhu valných hromad zaslány společníkům tři, resp. čtyři měsíce po jejich ukončení, k naplnění tohoto účelu zápisu nemohlo dojít. Dovolatelům přitom v důsledku pozdního doručení notářských zápisu vznikla škoda, což odvolací soud zcela pominul.
[12] Dovolatelé dále mají dovolání za přípustné k řešení (v judikatuře Nejvyššího soudu dosud neřešené) otázky procesního práva a to zda jsou žalobci povinni s ohledem na okolnosti projednávané věci hradit žalovanému náklady tohoto řízení.
[13] V rozsahu, ve kterém směřuje proti druhému výroku napadeného rozsudku, jímž odvolací soud rozhodl o nákladech řízení před soudy obou stupňů, není dovolání objektivně přípustné [§ 238 odst. 1 písm. h) o. s. ř.]. Proto Nejvyšší soud dovolání v tomto rozsahu odmítl (§ 243c odst. 1 o. s. ř.), aniž se zabýval otázkou procesního práva uvedenou v předešlém odstavci.
[14] Ve zbývajícím rozsahu je dovolání přípustné podle § 237 o. s. ř. k řešení jím otevřené otázky výkladu § 188 odst. 3 z. o. k., v judikatuře Nejvyššího soudu dosud neřešené.
[15] Podle § 188 z. o. k. valná hromada zvolí svého předsedu a zapisovatele; do doby zvolení předsedy a v případě, že předseda zvolen nebyl, řídí valnou hromadu její svolavatel. Nebyl-li zvolen zapisovatel, určí jej svolavatel valné hromady (první odstavec). Přítomné společníky zapíše společnost do listiny přítomných s uvedením jména a sídla nebo bydliště společníka, popřípadě i jména a bydliště nebo sídla jeho zástupce a počtu hlasů, se kterými tento společník na valné hromadě nakládá. Ustanovení § 413 odst. 2 a 3 se použije obdobně (druhý odstavec). Zapisovatel vyhotoví zápis z jednání valné hromady do 15 dnů ode dne jejího ukončení a bez zbytečného odkladu ho na náklady společnosti zašle všem společníkům; zápis podepisuje předseda valné hromady nebo svolavatel, nebyl-li předseda zvolen, a zapisovatel (třetí odstavec).
[16] Podle § 189 z. o. k. zápis obsahuje
a) firmu a sídlo společnosti,
b) místo a dobu konání valné hromady,
c) jméno předsedy nebo svolavatele a zapisovatele,
d) rozhodnutí valné hromady s uvedením výsledků hlasování,
e) případná odmítnutí jednatele poskytnout informace podle § 156 a
f) obsah protestu společníka, jednatele, popřípadě člena dozorčí rady, je-li zřízena, týkajícího se rozhodnutí valné hromady, jestliže o to protestující na valné hromadě požádá (odstavec první)
K zápisu se přiloží předložené návrhy, prohlášení a listina přítomných (odstavec druhý).
[17] Podle § 77 notářského řádu notář osvědčí průběh valných hromad v notářském zápisu, v němž uvede místo a dobu konání valné hromady, zaznamená přijatá usnesení a z průběhu valné hromady vše, co je důležité pro posouzení řádného postupu jednání (první odstavec). Notář může vyzvat předsedu valné hromady a nejvýše další dvě zúčastněné osoby, aby notářský zápis podepsali. Totožnost účastníků valné hromady nemusí být zjišťována (druhý odstavec).
[18] Účelem zápisu z jednání (zasedání) valné hromady je zachytit v písemné formě průběh jednání valné hromady, tj. vše důležité pro posouzení, zda jednání valné hromady proběhlo řádně (v souladu se zákonem a společenskou smlouvou), jaká usnesení valná hromada přijala a zda tato usnesení byla přijata v souladu se zákonem a společenskou smlouvou (zejména jde-li o jejich obsah, usnášeníschopnost valné hromady a potřebný počet hlasů odevzdaných pro přijetí návrhu usnesení). Společnosti a jejich společníkům zápisy z jednání valné hromady umožňují zachovat si přehled o přijatých usneseních, jakož i o okolnostech jejich přijetí, a v případě neshod či sporů představují (jak správně zdůraznil odvolací soud) významný důkazní prostředek o tom, kdy a jaká usnesení valná hromada společnosti přijala a za jakých okolností se tak stalo.
[19] Jakkoliv případné nedostatky zápisu z jednání valné hromady či dokonce jeho nevyhotovení zpravidla samy o sobě neodůvodňují vyslovení neplatnosti usnesení valné hromady v řízení podle § 191 z. o. k., mohou – v důsledku možných potíží s prokázáním skutečností významných pro posouzení platnosti přijatých usnesení – k vyslovení neplatnosti těchto usnesení vést (srov. v poměrech právní úpravy účinné do 31. 12. 2013 rozsudek Nejvyššího soudu ze dne 5. 11. 2002, sp. zn. 29 Odo 41/2002, uveřejněný pod číslem 25/2004 Sbírky soudních rozhodnutí a stanovisek, nebo usnesení Nejvyššího soudu ze dne 27. 9. 2011, sp. zn. 29 Cdo 585/2010). V krajním případě (při nedostatku jiných důkazních prostředků) může absence zápisu z jednání valné hromady vést k tomu, že nebude možné prokázat, zda, kdy a jaká usnesení valná hromada přijala.
[20] Společníci mají právo na to, aby společnost zápis nejen vyhotovila, ale taktéž aby jej zaslala každému z nich na adresu uvedenou v seznamu společníků (§ 139 z. o. k.) ve lhůtě určené ustanovením § 188 odst. 3 z. o. k. Ve společenské smlouvě se společníci mohou od pravidla určeného ustanovením § 188 odst. 3 z. o. k. odchýlit. Mohou si takto např. sjednat odlišnou lhůtu k zaslání zápisu, dohodnout se, že zápisy budou zasílány elektronicky či pouze umístěny na webové stránky společnosti (srov. v poměrech akciové společnosti § 425 odst. 1 z. o. k.) apod.
[21] Zasílání zápisu z jednání valné hromady usnadňuje společníkům výkon jejich práv a ochranu jejich oprávněných zájmů. Mají-li k dispozici zápis z jednání valné hromady, mohou snáze podat návrh na vyslovení neplatnosti usnesení valné hromady dle § 191 z. o. k., uplatnit abandonní právo dle § 164, § 202 či § 207 odst. 3 z. o. k., domáhat se vyplacení podílu na zisku či jiných vlastních zdrojích dle § 161 z. o. k. atd.
[22] Neurčuje-li zákon jinak, společnost není povinna zajistit, aby jednání valné hromady bylo osvědčeno notářem a aby notář sepsal (k její žádosti) notářský zápis dle § 77 notářského řádu. Nicméně sepíše-li notář k žádosti společnosti o průběhu jednání valné hromady notářský zápis dle § 77 notářského řádu, a je-li tento notářský zápis doručen společníkům způsobem a ve lhůtě určené § 188 odst. 3 z. o. k. (popř. společenskou smlouvou), je účel právní úpravy zápisu z jednání valné hromady naplněn.
[23] S ohledem na požadavky ustanovení § 77 notářského řádu totiž notářský zápis osvědčující průběh jednání valné hromady obsahuje všechny náležitosti vyžadované pro (prostý) zápis ustanovením § 189 odst. 1 z. o. k. Vyhotovení prostého zápisu z jednání valné hromady by bylo tudíž nadbytečné.
[24] Navíc, vzhledem k tomu, že notářský zápis je (na rozdíl od prostého zápisu dle § 188 odst. 3 a § 189 odst. 1 z. o. k.) veřejnou listinou [srov. § 567 zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku (dále jen „o. z.“), a § 6 notářského řádu], poskytuje společnosti i společníkům vyšší míru právní jistoty, resp. ochrany jejich práv a oprávněných zájmů (srov. § 568 o. z.).
[25] Jinými slovy, zajistí-li společnost dobrovolně (aniž by jí to ukládal zákon či společenská smlouva) osvědčení průběhu jednání valné hromady notářským zápisem dle § 77 notářského řádu a doručí-li tento notářský zápis společníkům v souladu s § 188 odst. 3 z. o. k. (popř. v souladu s odchylnou úpravou ve společenské smlouvě), poskytne společníkům více, než jí ukládá zákon či společenská smlouva. Prostý zápis z jednání valné hromady dle § 188 odst. 3 a § 189 odst. 1 z. o. k. již není nutné vyhotovit.
[26] Na výše řečeném pak ničeho nemění ani skutečnost, že notářský zápis nebyl podepsán (ač by takto podepsán být mohl) předsedou valné hromady (popř. svolavatelem) a zapisovatelem. Svým podpisem na (prostém) zápisu totiž uvedené osoby toliko stvrzují, že obsah zápisu odpovídá skutečnému průběhu jednání valné hromady, a že daná listina je zápisem z jednání valné hromady. Tuto funkci v případě notářského zápisu plní notář jakožto osoba, již stát pověřil (mimo jiné) sepisováním veřejných listin (§ 2 notářského řádu). S ohledem na osobu notáře a povahu jím vyhotoveného notářského zápisu jakožto veřejné listiny je účel požadavku na podpis (prostého) zápisu z jednání valné hromady více než naplněn.
[27] Dovolatelům lze přisvědčit, že neodchyluje-li se společenská smlouva od § 188 odst. 3 z. o. k. a zaslala-li jim společnost notářské zápisy osvědčující průběh jednání valné hromady po uplynutí lhůty určené tímto ustanovením, porušila jejich právo na včasné zaslání zápisu z jednání valné hromady. Nápravy tohoto porušení se však dovolatelé nedomůžou tím, že budou požadovat opětovné splnění této povinnosti.
[28] Zbývá dodat, že povinnost vyhotovit zápis z jednání valné hromady a zaslat jej řádně a včas společníkům svědčí společnosti. Určuje-li zákon, že tak má učinit zapisovatel, upravuje toliko otázku, která osoba tak (v zastoupení společnosti) činí. Jinak řečeno, zapisovatel vyhotovuje zápis a zasílá jej společníkům jako (zákonný) zástupce společnosti.
[29] Obdobně například zákon sice výslovně upravuje, kdo je oprávněn svolat valnou hromadu společnosti (srov. § 181 odst. 1, § 182, § 183, a § 187 z. o. k.), nicméně pozvánka na valnou hromadu je právním jednáním společnosti, jež za společnost činí k tomu oprávněná osoba (jako její zástupce). To, že jde o právní jednání společnosti, ostatně potvrzuje výslovně § 193 odst. 2 z. o. k., jenž přičítá povinnost svolat valnou hromadu v souladu se zákonem a společenskou smlouvou společnosti.
[30] Nesplní-li společnost povinnost vyhotovit zápis a zaslat jej společníkům ve lhůtě uložené jí zákonem v souladu s § 188 odst. 3 z. o. k. (popř. v souladu s ujednáním obsaženým ve společenské smlouvě), mohou se společníci domáhat jejího splnění žalobou podanou proti společnosti. Jde o řízení podle § 9 odst. 2 písm. e) o. s. ř., v němž v prvním stupni rozhodují krajské soudy.
[31] Závěr odvolacího soudu, podle něhož je v řízení pasivně věcně legitimován zapisovatel zvolený valnou hromadou, tudíž není správný. Nicméně toto pochybení se nijak neprojevilo na výsledku řízení.
[32] Jelikož dovolací důvod dle § 241a odst. 1 o. s. ř. není dán, Nejvyšší soud, který neshledal ani vady řízení, k nimž u přípustného dovolání přihlíží v souladu s § 242 odst. 3 o. s. ř., dovolání žalobců zamítl podle § 243d odst. 1 písm. a) o. s. ř.
[33] Výrok o náhradě nákladů dovolacího řízení se opírá o § 243c odst. 3, § 224 odst. 1 a § 142 odst. 1 o. s. ř., když dovolání žalobců bylo částečně odmítnuto, částečně zamítnuto a žalovanému podle obsahu spisu náklady dovolacího řízení nevznikly.
Autor: -mha-